Sistema Electrónico para Firma y Custodia de Documentos.
A todas las administraciones locales del ámbito competencial de Diputación de Albacete (Ayuntamientos, Consorcios, Mancomunidades, etc.).
Se trata de una plataforma web para permitir la firma y custodia de documentos electrónicos, permitiendo adicionalmente su notificación y registro de salida. El objetivo principal es crear un marco común de generación de documentos electrónicos para las administraciones de nuestro entorno.
SEFYCU es una aplicación Web cuyo acceso se realiza con certificado digital y los tramites son todos realizados con firma electrónica (@FIRMA), además los documentos generados en el sistema son sellados digitalmente(TS@FIRMA) y custodiados en nuestra plataforma de custodia de documentos electrónicos para su conservación y validación.
A su vez, todos los documentos incorporan un código QR para facilitar su lectura, en caso de impresión, a través de nuestra plataforma de custodia de documentos.
Sistema Electrónico para Gestionar las Resoluciones Administrativas.
Se trata de una plataforma web para permitir la tramitación de las resoluciones administrativas, incorporando un sistema de seguimiento de expedientes, que permite el seguimiento del proceso de elaboración de la resolución pasando por los diversos agentes involucrados en el mismo, de tal forma que cada uno de ellos realice las acciones que se han determinado según su rol en el proceso.
SEGRA es una aplicación Web cuyo acceso se realiza con certificado digital y los tramites son todos realizados con firma electrónica (@FIRMA), además los documentos generados en el sistema son sellados digitalmente(TS@FIRMA) y custodiados en nuestra plataforma de custodia de documentos electrónicos para su conservación y validación.
Los avisos, notificaciones electrónicas y notificaciones en papel pueden cargar los destinatarios desde diferentes orígenes, que se pueden seleccionar en el campo Añadir desde al preparar una nueva notificación.
Es posible acompañar las notificaciones de un oficio donde se incluyan las particularidades específicas de cada destinatario, el pie de recurso y otro texto personalizable. En el caso de las notificaciones en papel, también se incluye aquí la dirección postal del destinatario. Para incluir este oficio, marque la opción Generar oficio de remisión.
Opcionalmente, puede combinar los oficios con el documento principal firmado, lo que resulta en la reducción de la primera hoja dicho documento principal firmado para insertar los datos del destinatario. Esta modalidad no admite pie de recurso.
En cada notificación se puede determinar si se incluirán en ella los anexos notificables o no mediante el campo Enviar anexos notificables.
Tenga en cuenta que si marca dicho campo sólo se enviarán aquellos anexos notificables, es decir, en los que se ha marcado la opción Incluir en todas las notificaciones que tengan marcada la opción 'Enviar anexos' al añadirlo. Si desea cambiar la condición de notificación de un anexo, debe eliminarlo y volverlo a añadir.
Las notificaciones pueden registrarse de salida en SERES al ser enviadas marcando la casilla Registrar salida.
El número de salida quedará reflejado en el oficio (si dispone de él) y en la minuta, así como, en el detalle de la notificación accediendo a la web de SEFYCU.
SEFYCU permite los siguientes mecanismos de notificación:
Se utiliza para comunicaciones informales internas entre usuarios o grupos.
Mecanismo de notificación NO FEHACIENTE.
Consiste en el envío de un correo electrónico al usuario o usuarios seleccionados (cualquiera de la plataforma SEDIPUALB@) adjuntando el archivo firmado y (opcionalmente) los anexos.
También se puede incluir un número de teléfono móvil donde realizar el envío de un mensaje SMS (hasta 160 caracteres en total).
Se utiliza para notificaciones formales a interesados que sean personas físicas y que no hayan aceptado la notificación electrónica (Ley 39/2015). Hasta que se complete la integración con SIR, también se puede usar para notificar a entidades que no están incluidas en SENIA.
Ver entidades de la provincia que no pueden ser notificadas por SENIA actualmente
Habitualmente incluirá la generación de un oficio de remisión con la dirección del destinatario para acompañar al documento firmado en un sobre con ventanilla.
Será fehaciente dependiendo de la actuación realizada una vez impresos los documentos a remitir al interesado/a.
A continuación, puede acceder a un vídeo demostrativo:
Se utiliza para notificaciones formales a interesados que sean personas jurídicas. También físicas que hayan dado su consentimiento, así como el resto de casos contemplados en la Ley 39/2015.
Mecanismo de notificación FEHACIENTE.
Consiste en el envío de una notificación electrónica a un destinatario que deberá disponer de un certificado digital.
La notificación electrónica se entiende rechazada a los 10 días naturales de su envío.
Nota: este mecanismo se considera obsoleto ya que es preferible utilizar la notificación electrónica seleccionando los destinatarios a notificar. Sólo se mantiene por herencia de versiones anteriores y desaparecerá en versiones futuras.
Consiste en realizar una publicación del documento firmado en el Tablón de Anuncios Electrónico de la entidad.
Este mecanismo estará disponible próximamente ya que se encuentra en fase de integración en nuestros sistemas.
Permite el envío a cualquier Administración Pública que se haya integrado en esta plataforma de la AGE.
SIR es la infraestructura básica que permite el intercambio de asientos electrónicos de registro entre las AAPP.
Sólo disponible para las entidades que están usando nuestra aplicación de Registro Electrónico (SERES).
Consiste en registrar de salida en la aplicación de Registro Electrónico (SERES) de nuestra entidad y de entrada en la aplicación de Registro Electrónico (SERES) de la(s) entidad(es) destino.
Para enviar notificaciones a interesados de un procedimiento administrativo, no seleccione manualmente un mecanismo de notificación. En su lugar, siga los siguientes pasos:
Si no sigue estas instrucciones y crea la notificación como si el destinatario no fuera un interesado del expediente, es posible que la notificación no se asocie al expediente, con las siguientes consecuencias:
Esta función permite añadir un lote de notificaciones a partir de una lista de destinatarios incluidos en un fichero CSV. Este fichero debe tener el siguiente formato:
Por ejemplo:
nif;nombre;apellido1;apellido2;email;telefono;direccion p0200000h;Diputación de Albacete;;;adminurl@dipualba.es;967595300;Paseo de la Libertad 5#02005 Albacete 47074123A;John;Doe;Martínez;j.doe@dipualba.es;555555555;C/ Olmos S/N#02001 Albacete
Una forma sencilla de obtener este fichero, es crearlo a partir de una hoja de cálculo (MS Excel o Libreoffice Calc) y guardarlo en formato CSV.
Las columnas admitidas son las siguientes:
Para exportar la hoja de cálculo en formato CSV, siga las siguientes instrucciones:
Al igual que con las versiones anteriores a SEFYCU 3, es posible especificar una persona concreta como firmante de un documento. Al contrario que los firmantes por rol, en caso de ausencia de dicha persona, nadie podrá firmar en su lugar.
Es posible especificar que un firmante del documento sea el Diputado, Concejal, responsable, Secretario, Interventor o Tesorero. En estos casos, cualquiera de los usuarios con dicho rol puede efectuar la firma, aún cuando el firmante ha obtenido el rol después de la creación del documento en SEFYCU (por ejemplo en caso de enfermedad).
Sin embargo, para el caso de la firma del Presidente/Alcalde, es necesario seleccionar si firmará el titular o, en caso contrario, la delegación de firma en concreto por la que firma el Diputado/Concejal. No obstante, el propietario del documento puede cambiarlo, si es necesario, tras el envío a la firma del documento, al igual que las personas encargadas de validar dichas firmas (si es el caso).
Es posible indicar que una firma puede ser realizada, además de electrónicamente, mediante un dispositivo de firma biométrica.
Para recoger esa firma, es necesario disponer de una tableta Wacom y ser, o bien el propietario del documento, o bien estar autorizado para recoger firmas biométricas (normalmente el Registro). En este último caso es necesario que el firmante aporte el código CSV del documento a firmar.
Es posible indicar que, tras la firma de un documento PDF, no se muestren en él los datos personales (nombre, apellidos y NIF) de un firmante concreto. En su lugar se mostrará un texto alternativo (configurable) y la firma electrónica del PDF se realizará por el servidor (además de la firma del firmante, que quedará oculta en el sistema).
Sólo los usuarios autorizados pueden crear firmantes con esta característica.
En el siguiente enlace puede consultar las preguntas más frecuentes que realizan los usuarios de SEFYCU:
Se hacen extensibles muchas de las mejoras que ya incluye SEFYCU 3:
